Toen Anita Buiteman in 2006 A Solution oprichtte, stond ze er alleen voor. Ze ondersteunde verenigingen en stichtingen bij hun dagelijkse werkzaamheden zodat bestuurders zich konden richten op de koers van hun organisatie. Inmiddels is dat een succesverhaal geworden: A Solution telt zeven medewerkers en werkt voor tal van klanten.
Die groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe houd je overzicht als er steeds meer vergaderingen zijn, verschillende agenda’s rondgaan en besluiten opgevolgd moeten worden? Voor Anita was het duidelijk: er moest een manier komen om efficiënter te werken, zonder dat dit ten koste ging van de kwaliteit.
Een toevallige ontdekking
Ze was niet eens bewust op zoek, maar stuitte toevallig op Topical. Uit nieuwsgierigheid probeerde ze de tool uit en al snel was ze overtuigd. De voorbereiding van vergaderingen werd eenvoudiger, notulen raakten nooit meer kwijt en besluiten waren met één klik terug te vinden.
“Wanneer we in een vergadering zitten en er is onduidelijkheid over een besluit, dan hoef ik niet te bladeren of te zoeken. Ik klik op de actie of het besluit en zie meteen in de notulen waarom het genomen is,” vertelt Anita.
Van tijdrovend naar overzichtelijk
Voor A Solution, dat vaak namens klanten agenda’s opstelt, notuleert en zorgt voor de opvolging van besluiten, bleek Topical een schot in de roos. Templates besparen veel tijd en brengen structuur. Geen eindeloze Word-bestanden meer, geen losse mailtjes of vergeten actielijsten. Alles staat overzichtelijk bij elkaar.
Sneller klaar, beter voor de klant
Natuurlijk maakt dat het werk ook efficiënter. En ja, dat zou je commercieel gezien in de vingers kunnen snijden. Want A Solution werkt op uurbasis. Anita glimlacht daarover: “Door Topical zijn we sneller klaar en kunnen we soms minder doorfactureren. Maar uiteindelijk gaat het niet om ons. Het gaat om de klant. Als ik sneller klaar ben en de klant is geholpen, dan is dat alleen maar winst.”
Samen sterk
Vandaag de dag gebruiken 58 mensen bij A Solution Topical in hun dagelijkse werk. Voor Anita en haar team is de tool niet meer weg te denken. Maar misschien nog belangrijker: ook de klanten profiteren mee. Vergaderingen verlopen soepeler en besluiten zijn altijd terug te vinden.
Wat Anita daarnaast waardeert, is de samenwerking met het team van Topical zelf: “Er wordt echt geluisterd naar feedback en meegedacht over hoe wij de tool het beste kunnen inzetten. Dat maakt het verschil.”
Meer dan een hulpmiddel
Voor A Solution is Topical inmiddels geen handige toevoeging meer, maar een vast onderdeel van de manier van werken. Het geeft structuur, overzicht en vooral rust. Waardoor het team kan doen waar ze goed in zijn: klanten verder helpen.
