Dion is vergaderexpert en oprichter van Topical Meetings. Hij helpt organisaties om hun vergaderprocessen te structureren, zodat vergaderingen weer opleveren wat ze zouden moeten opleveren: resultaat.
Het doel is simpel, maar krachtig:
meer resultaat in minder tijd, met minder energieverlies en minder frustratie. In theorie klinkt dat logisch. In de praktijk blijkt het echter een stuk lastiger. Nog altijd worden er te veel vergaderingen ingepland zonder een helder doel. Mensen schuiven aan omdat ze zijn uitgenodigd, niet omdat duidelijk is waarom hun aanwezigheid nodig is. Soms is er een agenda, maar die bestaat vaak uit niet meer dan een paar losse bullet points. Echte voorbereiding ontbreekt.
Dat heeft meerdere oorzaken. Veel professionals zitten back-to-back in vergaderingen. Zodra de ene vergadering eindigt, begint de volgende alweer. Er is geen tijd om even te landen, laat staan om een overleg goed voor te bereiden. Het gevolg? We schuiven maar aan, in de hoop dat het “met de juiste mensen aan tafel” vanzelf goed komt.
Dat is natuurlijk een broodje aap verhaal. Een effectieve vergadering vraagt om bewuste keuzes;
- Waarom plannen we deze vergadering?
- Wat is het concrete doel?
- en wie hebben we écht nodig om dat doel te bereiken?
Vanuit die vragen zijn Dion en compagnons onderzoek gaan doen naar hoe organisaties vergaderen en welke behoeften zij hebben binnen dat proces. De eerste ideeën werden uitgewerkt in eenvoudige, zwart-witte schetsen. Met die schetsen stapten ze naar drie pilotorganisaties.
Ze onderschreven eigenlijk meteen dat de de aannames die daaronder liggen dat die klopte en dat ging over:
- matige voorbereiding van deelnemers
- acties die niet voltooid werden of niet werden opgevolgd
- langdradige vergaderingen
- herhalingen van discussies
- en soms zelfs het ontbreken van notulen terwijl die wel nodig zijn
Dat was het startpunt voor de ontwikkeling van een oplossing die al deze problemen in samenhang aanpakt. Wat begon als een schets, groeide uit tot een volwaardig softwareproduct: Topical meetings.
