Dion is vergaderexpert en oprichter van Topical Meetings en hij helpt organisaties om hun vergader processen te structureren om te zorgen dat we meer resultaat halen uit de vergadering.
Dus in minder tijd, met minder energie lekken en minder frustraties toch naar het beoogde resultaat. Dat klinkt echt wel makkelijker dan dat het in de praktijk vaak is. Er zijn nog veel te veel vergaderingen die maar gewoon gepland worden waar mensen voor uitgenodigd wordt die eigenlijk geen idee hebben wat nou het doel van de vergadering is.
Soms is er wel een agenda bestaan uit een paar bullet points maar een echte voorbereiding die treffen we daar niet en dat heeft een aantal verschillende oorzaken. De ene zit back to back in vergaderingen wanneer de ene vergadering klaar is dan wordt hij alweer verwacht bij de volgende vergadering. Dan is er eigenlijk helemaal geen tijd om even te landen of heel kort dat overleg gewoon even voor te bereiden dat resulteert er vaak in dat we maar gewoon aanschuiven en denken met de juiste mensen om tafel komt het vast wel goed toch?
Dat is natuurlijk een broodje aap verhaal want we moeten goed nadenken over waarom we een vergadering plannen en wie we dan nodig hebben om bij het doel van die vergadering uit te kunnen komen. Dat is de reden geweest om onderzoek te doen naar hoe we vergaderden en welke behoeftes eh organisaties hebben in dat vergader proces en vanuit daar zijn een aantal schetsen ontwikkeld toen nog zwart-wit geloof ik met die schetsen zijn we naar de eerste drie pilot organisaties gegaan.
Ze onderschreven eigenlijk meteen dat de de aannames die daaronder liggen dat die klopte en dat ging over:
- matige voorbereiding van deelnemers
- acties die niet voltooid werden of niet goed voltooid werden
- langdradige vergaderingen
- herhalingen van discussies
- Soms zelfs dat er helemaal geen notulen zijn van een overleg waar dat eigenlijk wel gewenst is
En dat maakte dus dat we gestart zijn met het ontwikkelen van een oplossing die dat allemaal tackelt vanuit daar is het balletje gaan rollen en wat ontstaan is wat wat begonnen is als een schets is inmiddels een volwaardig software product geworden.
Probeer het ook eens uit, start jouw gratis account via topicalmeetings.com
