Als secretaresse of assistent komt het je vast bekend voor: volgende week staat die ene vergadering weer op de planning. Je hebt al meermaals om input voor de agenda gevraagd. Behalve je ene collega, die altijd wel goede input levert, reageert niemand op je verzoek. Het concept ligt ter goedkeuring bij je leidinggevende, en het zal wel weer op het laatste moment verstuurd kunnen worden. Ook de status van de actiepunten moet je nog even controleren. Je moet opnieuw vragen naar de status van die ene actie die maar open blijft staan. Daarnaast moet je controleren of je echt de definitieve versies van de bijlagen hebt en de vergaderzaal met faciliteiten checken. Al die kleine taken, die je enerzijds snel regelt, kosten je onbewust toch best veel tijd. En misschien vind je er ook niet echt uitdaging of voldoening in…
Drie vergaderingen per week notuleren, dat was in mijn tijd als secretaresse de realiteit. Dit dwong me om maximale efficiëntie te zoeken zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Vaak dacht ik in mijn vrije uurtjes op de bank na over hoe ik dit beter kon aanpakken…
Het is behoorlijk frustrerend dat alles wat je vandaag hebt gedaan, volgende week weer opnieuw moet. Meestal zijn de notulen al tijdens de vergadering klaar, maar daarna begint het verzamelen van input, het rondsturen van documenten, en het ophalen van nieuwe versies en feedback. Dat moet toch anders kunnen?! Je tijd is nu eenmaal veel beter (en leuker!) besteed in projecten waarin je creativiteit en uitdaging vindt. En dat niet alleen, deze vergaderingen zijn toch een flinke kostenpost voor de organisatie? Iedereen is er druk mee, maar om te zeggen dat ze efficiënt en resultaatgericht zijn? Het zou voor zowel jou als de organisatie een win-win situatie zijn als je die vergadercultuur eens kon doorbreken…
Stel je eens voor… Vergaderingen die efficiënt en resultaatgericht zijn. Waar iedereen betrokken is en verantwoordelijkheid neemt. Jij hebt een coördinerende rol in plaats van steeds informatie te halen en te brengen waar vervolgens weinig mee gebeurt (tenminste, zo lijkt het vaak). Iedereen merkt dat de vergaderingen echt resultaat opleveren; taken worden snel afgehandeld en de voortgang in projecten is duidelijk zichtbaar. Besluiten nemen gaat soepel en kwalitatief. Hoogwaardige vergaderingen waarvan je zeker weet dat ze echt waarde hebben voor de organisatie. En jij… hebt eindelijk tijd om aan die geweldige projecten te werken in plaats van aan al die kleine, tijdrovende taken die je niet eens echt leuk vindt.
Maar hoe bereik je dit?
Je kent de vergadertrends door en door.
Je hebt dit al meerdere keren aangekaart bij de voorzitter van de vergadering, maar zonder succes. En je collega’s zijn ook niet echt gemotiveerd om er iets mee te doen.
Na twee keer staand vergaderen wilde de helft toch liever weer zitten…
Weet dat het echt mogelijk is om dit te veranderen. En dat jij als secretaresse of assistent dit kunt realiseren binnen jouw organisatie!
Als je een geweldige tool hebt die je ondersteunt voor, tijdens en na de meetings.
Een tool waarin:
- al je agenda templates beschikbaar zijn;
- je gemakkelijk punten kunt toevoegen of verwijderen;
- je je collega’s kunt uitnodigen met een druk op de knop;
- deze collega’s vervolgens zelf hun input kunnen leveren
- je de vergaderstukken toevoegt zodat iedereen erbij kan;
- je collega’s hun eigen stukken kunnen uploaden;
- direct genotuleerd kan worden op de verschillende agendapunten
- je eenvoudig taken kunt aanmaken, een deadline kunt instellen en deze kunt koppelen aan de verantwoordelijke collega;
- je notulen makkelijk kunt omzetten in een actie of besluit;
- iedere collega een gepersonaliseerd dashboard heeft;
- zij zelf hun taken kunnen afhandelen;
- alle besluiten overzichtelijke weergegeven worden per agendapunt;
- je met een makkelijke zoekfunctie binnen no-time de informatie waar jij naar zoekt gevonden hebt;
- alle informatie van en over vergaderingen op één plek terug te vinden is, waardoor je geen groot archief meer nodig hebt of oude vergaderstukken heen en weer hoeft te mailen.
Deze tool bespaart jou enorm veel kostbare tijd: je focus gaat meer naar projecten die je echt leuk en uitdagend vindt. Daarnaast bespaart de organisatie geld: inefficiënt vergaderingen kosten ontzettend veel dure uren. De tool bevordert verantwoordelijkheid en betrokkenheid binnen de organisatie en het vergaderplezier keert weer terug. Misschien wel het meest doorslaggevende argument, want werkplezier maakt een organisatie beter. En werkplezier maakt jou als secretaresse ook beter en future-proof.
Hoe geweldig is het als jij je verdiept in deze tool, ermee leert werken en weet hoe je deze kunt inzetten in de organisatie. Je kunt je collega’s middels een presentatie laten zien hoeveel voordelen deze tool biedt en vervolgens deze tool implementeren in de organisatie. Dan ben je niet alleen future-proof omdat je met deze online tool kunt werken, maar ook omdat je de nieuwe rol van secretaresse of assistent op je neemt, leiderschap toont, durft te adviseren en je met de inhoud bezighoudt. Zo kunnen jij en de hele organisatie groeien. Daarom raadt ik deze tool, Topical Meetings, aan!
Nieuwsgierig naar deze geweldige software? Probeer nu 30 dagen geheel vrijblijvend deze tool in jouw gepersonaliseerde demo-omgeving.
