De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is sinds 1 juli 2021 van kracht. Van het lokale goede doel tot de grote sportvereniging, en van de hobbyclub tot het kerkgenootschap: deze wetgeving geldt voor alle verenigingen en stichtingen in Nederland.

Het doel van de WBTR is helder: het voorkomen van belangenverstrengeling, financieel wanbeheer en onbestuurbaarheid. Maar wat betekent dit in de praktijk voor jou als bestuurslid? In dit artikel bespreken we de belangrijkste veranderingen en leggen we uit hoe je risico’s uitsluit door middel van waterdichte verslaglegging.

Bestuurders zijn sneller persoonlijk aansprakelijk

De grootste impact van de WBTR ligt bij de aansprakelijkheid. Als bestuurder ben je door deze wet vaker persoonlijk aansprakelijk voor financiële schade binnen de stichting of vereniging. Dit geldt in sommige gevallen zelfs als jij de schade niet direct zelf hebt veroorzaakt, maar er sprake is van onbehoorlijk bestuur door het collectief.

Om jezelf en je medebestuursleden te beschermen, is een passieve houding niet meer voldoende. Je moet proactief handelen door:

• De huidige statuten kritisch na te lopen (en waar nodig te wijzigen).
• Je bewust te zijn van de regels rondom belangenverstrengeling.
• Te zorgen voor een waterdichte, goed vindbare verslaglegging van alle bestuursbesluiten.

Statuten controleren: 3 belangrijke actiepunten

Voordat we inzoomen op de verslaglegging, is het cruciaal dat de basis in jullie statuten klopt. Controleer in ieder geval de volgende drie zaken:

• Stemgewicht en besluitvorming: Heeft één of hebben meerdere bestuursleden meer stemgewicht dan anderen? Dan moet dit expliciet zijn vastgelegd. Daarnaast is het wettelijk verboden dat één bestuurslid zelfstandig (alleen) besluiten kan nemen.
• Verdeling van verantwoordelijkheden: Is er binnen jullie organisatie een onderscheid tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur? Zorg dat in de statuten helder is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welk type beslissing.
• Het organisatiebelang voorop: In de statuten moet duidelijk omschreven staan dat bij elke besluitvorming het belang van de vereniging of stichting voorop staat, en hoe dit specifieke belang is gedefinieerd.

WBTR: Waarom verslaglegging nu je belangrijkste verdediging is

Naast de statuten is de manier waarop jullie vergaderen en besluiten vastleggen de belangrijkste pijler onder goed bestuur. Omdat de WBTR bestuursleden sneller aansprakelijk stelt, moet je in latere stadia áltijd verantwoording kunnen afleggen over een genomen besluit.

In een goede, wettelijk dekkende verslaglegging is altijd direct antwoord te vinden op de volgende vragen:

• Wie waren er exact betrokken bij dit specifieke besluit?
• Had een bestuurslid mogelijk een (direct of indirect) persoonlijk of tegenstrijdig belang bij dit besluit? (Zo ja, dan mag deze persoon niet deelnemen aan de besluitvorming).
• Waarom is dit besluit genomen en hoe dient het het belang van de stichting of vereniging?

Het gevaar van Word en Google Drive

Veel besturen werken nog met losse Word-documenten of een complexe mappenstructuur op Google Drive of een netwerkschijf. In het kader van de WBTR is dit een groot risico. Waarom? Omdat de doorzoekbaarheid vaak ontbreekt. Je kunt wel zoeken op een keyword maar je krijgt dan een lijst van talloze bestanden die je zelf moet openen om daarin te zoeken.

Als er over drie jaar vragen worden gesteld over een specifieke financiële uitgave, wil je niet uren hoeven zoeken in tientallen losse documenten. Je moet met één druk op de knop kunnen aantonen “wat er ook alweer precies was besloten omtrent onderwerp X”.

Bescherm je bestuur met Topical

Een stichting of vereniging kan anno nu niet meer zonder gestructureerde, centrale verslaglegging. Zeg gedag tegen onoverzichtelijke mappenstructuren en losse notulen.

Met de online vergaderomgeving van Topical creëer je één centrale plek voor al jullie bestuursvergaderingen. Besluiten en actiepunten worden overzichtelijk gescheiden van de lopende tekst, waardoor je in de toekomst altijd razendsnel kunt aantonen hoe en waarom een besluit is genomen. Zo voldoe je eenvoudig aan de eisen van de WBTR en bescherm je het hele bestuur tegen onnodige aansprakelijkheid.