Download deze pagina als PDF document
Privacybeleid “Topical” handelsnaam Notulen Software B.V.
Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Topical, wanneer zij als Verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Dit privacybeleid geldt als privacyverklaring en biedt informatie over de verwerking van persoonsgegevens en uw rechten in dat verband.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Leverancier verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens ontvangen omdat u wordt toegevoegd in Topical door een andere gebruiker (bijvoorbeeld: uw e-mailadres wordt met Topical gedeeld omdat u wordt toegevoegd aan een vergadering door een andere gebruiker).
De aard van de Verwerking betreft het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de SaaS-dienst “Topical” te kunnen gebruiken. Dit omvat onder meer het verzamelen, opslaan, structureren, weergeven, analyseren en beschikbaar stellen van gegevens die nodig zijn voor het plannen, voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
Het doel van de Verwerking is het mogelijk maken van deze functionaliteiten, waaronder:
- het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten;
- het plannen en organiseren van vergaderingen;
- het verzamelen van input ten behoeve van agendapunten;
- het maken van transcripties, notulen, besluiten- en actielijsten;
- het delen van vergader informatie met deelnemers en bevoegde personen;
- het waarborgen van de continuïteit, veiligheid en werking van de SaaS-dienst.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken voor het leveren van onze Dienstverlening aan u als (contactpersoon van de) Opdrachtgever:
- Voor- en achternaam van de contactpersoon van de Opdrachtgever
- E-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon
- Internetbrowser en apparaat type van de gebruiker om goede service te kunnen leveren en problemen op te kunnen lossen namens gebruikers (en om bijvoorbeeld het probleem te kunnen reproduceren om het vervolgens goed, tijdig op te lossen)
Deze gegevens verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om de Overeenkomst uit te kunnen voeren, namelijk om:
- een (organisatie)account aan te maken (volledige naam & e-mail & organisatienaam)
- om contact op te nemen bij belangrijke wijzigingen of mededelingen (voornaam & e-mailadres); en
- om sporadisch promotie-uitingen onder de aandacht te brengen
Verder maken wij gebruik van Marketing platformen (Meta, LinkedIn) om online campagnes te realiseren. Hierbij deelt u zelf uw persoonsgegevens bij het reageren op de advertentie. Indien u op onze website terechtkomt, maken we gebruik van cookies en Pixels zodat wij u op andere platformen advertenties. Daarom plaatsen wij op onze eigen website een cookie banner om toestemming aan u te vragen. Verwerking vindt enkel plaats na toestemming.
Daarnaast kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken op basis van uw toestemming daartoe:
- Een profielfoto door een profiel via onze diensten aan te maken;
Indien de Opdrachtgever een natuurlijk persoon (of een entiteit waarvan de KVK naam herleidbaar is, bijvoorbeeld “Mijn Voornaam en Achternaam BV”) betreft, verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens voor het leveren van onze Dienstverlening:
- een bankrekeningnummer voor het verwerken van de betalingen;
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.
Geautomatiseerde besluitvorming
Topical neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Topical) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Ten behoeve van de verwerking van uw persoonsgegevens worden uw gegevens voor langere tijd bewaard om u gedurende de looptijd van de overeenkomst of bij een verzoek naar informatie, te allen tijde van dienst te kunnen zijn. We zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan partners (zoals leveranciers), alleen wanneer dit in lijn is met het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Om onze overeenkomst met u uit te voeren kan het zijn dat wij andere dienstverleners inschakelen. Deze dienstverleners zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken zoals overeengekomen met ons.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Topical gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze diensten wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Topical gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de diensten naar behoren werken en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de diensten goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Bekijk voor een toelichting de volgende pagina: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Verwerkers
Leverancier maakt gebruik van verschillende Verwerkers, zowel nationaal, Europees als internationaal, wiens privacyvoorwaarden van overeenkomstige toepassing zijn. Deze Verwerkers maken rapporten aan om deze aan Topical te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Zij kunnen deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens hen verwerken. Topical heeft hier geen invloed op.
| Google Ads (Google LLC) | |
|---|---|
| Doel | Het meten en optimaliseren van advertentiecampagnes door middel van conversietracking, zodat inzicht ontstaat in welke acties bezoekers uitvoeren na het aanklikken van een Google-advertentie. |
| Gegevens | Technische en gebruiksgegevens, waaronder een verkort IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie- of vergelijkbare identificatoren en informatie over interacties met onze website. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde rapportages en geen direct herleidbare persoonsgegevens. |
| Locatie | Gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Voor doorgifte buiten de EU worden passende waarborgen toegepast, zoals standaardcontract bepalingen of deelname aan het EU–VS Data Privacy Framework. |
| Meta Platforms (Facebook & Instagram pixel) | |
| Doel | Het meten van conversies en het analyseren van de effectiviteit van advertenties op Facebook en Instagram door inzicht te verkrijgen in acties die bezoekers op onze website uitvoeren na het zien of aanklikken van een advertentie. |
| Gegevens | Technische gegevens zoals een verkort IP-adres, cookie-informatie, apparaat- en browsergegevens en informatie over het gebruik van onze website. Meta kan deze gegevens, afhankelijk van uw instellingen, koppelen aan een bestaand Facebook- of Instagram-account. Wij ontvangen geen direct identificeerbare persoonsgegevens. |
| Locatie | Gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Meta hanteert passende waarborgen voor internationale doorgifte, zoals standaardcontract bepalingen of deelname aan het EU–VS Data Privacy Framework. |
| LinkedIn (LinkedIn Insight Tag) | |
| Doel | Het analyseren van websitebezoek en het meten van conversies die voortkomen uit LinkedIn-advertenties, teneinde advertentiecampagnes te evalueren en te verbeteren. |
| Gegevens | Gegevens over het bezoek aan onze website, waaronder een verkort IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie- of vergelijkbare identificatoren en informatie over interacties met pagina’s. LinkedIn kan deze gegevens koppelen aan een LinkedIn-account indien u bent ingelogd. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde statistieken. |
| Locatie | Gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Voor internationale doorgiften worden passende waarborgen toegepast, zoals standaardcontract bepalingen of deelname aan het EU–VS Data Privacy Framework. |
| Google Analytics (Google LLC) | |
| Doel | Het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website door bezoekers, zodat wij de werking, inhoud en gebruikerservaring van de website kunnen analyseren en verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics uitsluitend voor statistische doeleinden. |
| Gegevens | Technische en gebruiksgegevens, waaronder een geanonimiseerd IP-adres, apparaat- en browser informatie, bezochte pagina’s, tijdstippen en interacties met de website. IP-adressen worden geanonimiseerd voordat verdere verwerking plaatsvindt. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde statistieken en geen direct herleidbare persoonsgegevens. |
| Locatie | Gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Voor doorgifte buiten de EU worden passende waarborgen toegepast, zoals standaardcontract bepalingen of deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework. |
| MailChimp (Intuit Mailchimp) | |
| Doel | Het verzenden van instructie-, onboarding- en informatieve e-mails aan marketing leads en gebruikers van Topical, evenals het beheren van e-mailcampagnes en bijbehorende statistieken. |
| Gegevens | Contactgegevens, waaronder naam en e-mailadres, alsmede beperkte interactie gegevens met betrekking tot het openen of aanklikken van e-mails. Mailchimp verwerkt deze gegevens uitsluitend ten behoeve van e-mailcommunicatie namens ons. |
| Locatie | De Verenigde Staten. De verwerking gebeurt op servers in de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework (GDPR-proof). Inhoudelijke gegevens, zoals vergaderinformatie, worden niet gedeeld. |
| TransIP Nederland | |
| Doel | Het hosten, beheren en beschikbaar stellen van onze applicatie, websites en onderliggende infrastructuur, waaronder databases, bestanden en back-ups. TransIP faciliteert de technische infrastructuur die noodzakelijk is voor de werking, beveiliging en continuïteit van Topical. |
| Gegevens | Persoonsgegevens die bezoekers op de website invullen (zoals tenminste naam en e-mailadres). In sommige gevallen delen bezoekers ook een telefoonnummer, naam van de organisatie en een bericht (contactverzoek, hulp vraag). TransIP heeft geen zelfstandige toegang tot deze gegevens en verwerkt deze uitsluitend in het kader van hosting en technische dienstverlening. Wij maken ook gebruik van TransIP Nederland B.V. voor de hosting van onze applicatie en het opslaan van gegevens. TransIP treedt hierbij op als Verwerker voor Topical en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van technische hosting en beveiliging. Gegevens worden opgeslagen op servers in Nederland. Hierover lees je meer in de algemene voorwaarden en in het bijzonder in bijlage 3 van dit document (de verwerkersovereenkomst). |
| Locatie | Gegevens worden opgeslagen en verwerkt op servers die zich bevinden in Nederland. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie plaats in het kader van deze hostingdiensten. |
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Leverancier en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdragen van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u – afhankelijk van het type persoonsgegevens waar uw verzoek betrekking op heeft – een aantal controlevragen te beantwoorden of een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in dit laatste geval in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen een maand, op uw verzoek. Leverancier wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens erg serieus en daarom nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Mocht u het vermoeden hebben dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik. Gelieve dit aan ons te melden, zodat wij hier direct op kunnen handelen.
Wijzigingen
Topical houdt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Eventuele wijzigingen zullen direct op deze pagina worden doorgevoerd. De laatste wijzigingen dateren van 18 december 2025.
Contactgegevens
Wanneer u vragen heeft over deze privacyverklaring, of een beroep wil doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op onze website.
De Functionaris Gegevensbescherming van Leverancier is te bereiken via de centrale contactgegevens zoals weergegeven op de website(s) van Leverancier.
