Effectief Vergaderen

Vergaderingen hebben misschien wel een slecht imago, toch zijn en blijven ze noodzakelijk voor onze besluitvorming. Helaas zijn vergaderingen vaak saai, duren ze veel te lang en zijn ze helemaal niet effectief. Klinkt dit bekend? Geen zorgen, je bent niet alleen. Voor velen zijn vergaderingen simpelweg niet leuk. Maar dit hoeft helemaal niet zo te zijn. Vergaderingen kunnen juist een super effectief middel zijn om mensen te stimuleren, mits ze goed uitgevoerd worden. Het probleem is niet dat we vergaderen, maar hoe we het doen.

Nu we weten hoe we ons goed moeten voorbereiden op een vergadering hebben we een grote stap gezet om je vergaderingen weer effectiever en leuker te maken. Maar zoals bij alles in het leven, is voorbereiding natuurlijk pas het halve werk. Hoe stellen we ons op om ook tijdens de vergadering dit gewenste effect te krijgen? Hoe houd je de energie hoog en zorg je ervoor dat de deelnemers niet zomaar ‘ja-knikkers’ blijven? In dit deel beschrijven we een aantal zaken om rekening mee te houden tijdens je meeting.

De eerste vraag die wij onszelf vaak stellen, is of de meeting wel echt nodig is. Niets is zo frustrerend als in een vergadering zitten en na 10 minuten denken “dit had een mailtje kunnen zijn”. Zoals we eerder vastgesteld hebben, kunnen vergaderingen een super effectieve tool zijn voor bedrijven om hun problemen op te lossen en actie te ondernemen, maar dit werkt alleen als de vergaderingen ook echt effectief blijven. Een nieuwe product-update op maandagochtend die 35 minuten duurt, zit niemand op te wachten. Het is belangrijk dat de vergaderingen die je inplant dan ook effectief zijn en vooral ook nodig zijn. Maar hoe bepaal je nu of een vergadering nodig is of niet? Hier zijn meerdere oplossingen voor, maar onze grote tip is asynchroon vergaderen. Door asynchroon te vergaderen krijg je een duidelijk overzicht over alle punten die besproken moeten worden. Ook kan je op basis van de vooraf gestuurde agenda bepalen of dat de vergadering wel echt nodig is, of niet!

De uitdaging van Hybride Vergaderen
Tegenwoordig zitten we zelden meer met zijn allen in één ruimte. Hybride vergaderen (deels thuis, deels kantoor) brengt een nieuwe dynamiek met zich mee: de "Presence Disparity". Mensen op kantoor hebben onderling oogcontact, terwijl de mensen thuis naar een scherm staren.

Tips voor effectief hybride vergaderen:
- Remote-First principe: Als één persoon inbelt, gedraagt iedereen zich alsof ze inbellen. Iedereen logt in op zijn eigen laptop voor de camera, zelfs als je in dezelfde ruimte zit.
- Het Buddy-systeem: Wijs iemand in de zaal aan als 'buddy' voor de online deelnemers. Zij houden de chat in de gaten en zorgen dat de thuiswerkers niet vergeten worden.

Timemanagement is voor velen een enorm belangrijk begrip. Tijd is nu eenmaal geld, en hoe we met die tijd omgaan blijft nog steeds een uitdaging. Langzame en onnodige vergaderingen helpen hier natuurlijk niet bij. Daarom is het zo belangrijk dat we onze vergaderingen niet alleen effectiever maar ook efficiënter maken. Op deze manier wordt tijdsverspilling omgezet naar tijdsbeheer. Door meer controle te krijgen over je tijd en hoe deze ingezet wordt, zal je merken dat je ineens zoveel meer gedaan kunt krijgen. Je tijd kan eindelijk besteed worden aan zaken die het waard zijn.

“Op de klok letten” is niet genoeg. Hier volgen een aantal concrete technieken voor timemanagement:

- Strict Timeboxing: Zet per agendapunt een timer. Is de tijd om? Dan maken we de keus of we afronden of een nieuw punt inplannen. Uitlopen is geen optie.
- De “Parking Lot”: Dwaalt iemand af naar een ander onderwerp? Vraag hem dan om het punt even te laten en hem te parkeren op de fictieve “parkeerplaats”. Aan het einde van de rit kijk je hoeveel items er op de parkeerplaats staan en beslis je wat je ermee doet.
- De ELMO techniek (Enough, Let’s Move On): Spreek met je team af dat iedereen “ELMO” mag roepen wanneer een discussie in cirkels begint te raken. Op deze manier haal je de spanning weg van collega’s om uit te spreken dat iets genoeg is.

Tijdens het vergaderen zullen er dingen gebeuren die altijd lastig zullen blijven. Misschien heb je een collega die veel te direct is en graag alle aandacht naar zich toetrekt, of heb je collega’s die geen woord durven te zeggen. Vergaderen is niet voor iedereen makkelijk, en niet iedereen is er goed in. Een groot probleem bij vergaderen is groupthink. Hoewel we fantastische uitkomsten kunnen krijgen als we onze cognitieve krachten bundelen, is het niet altijd voordelig om als groep te denken. Pas op met groupthink, want het kan een groot probleem vormen voor je creativiteit!

Dit zijn een aantal voorbeelden van zaken die opkomen tijdens het vergaderen, maar uiteraard blijft het belangrijk om zelf kritisch te kijken naar hoe je vergadert. Je hebt geen invloed op hoe andere deelnemers zich gedragen, maar je kunt wel een juist voorbeeld geven. Asynchroon vergaderen, timemanagement en dynamiek tijdens het vergaderen zijn stuk voor stuk krachtige tools om jou te helpen met effectiviteit terug te laten keren tijdens je meetings.

Hoe we effectief vergaderen is inmiddels duidelijk. Je hebt nu een duidelijk beeld van wat je moet doen tijdens de voorbereiding, hoe je je gedraagt tijdens de meeting en wat je allemaal achteraf kunt doen om effectiviteit te stimuleren.

Dit kan uiteraard allemaal in Word of in Excel, maar dit blijft vrij foutgevoelig. Bij Topical hebben we al deze tips toegepast in een overzichtelijke applicatie die jou ondersteund en begeleid. Lees bijvoorbeeld eens hoe A Solution Topical gebruikt om hun vergaderingen te boosten. Het belang van effectieve vergaderingen staat bij Topical centraal.

Checklist: Heb ik vergadersoftware nodig?
Twijfel je of je klaar bent voor een tool? Als je meer dan 2 van onderstaande punten met 'JA' beantwoordt, is Excel niet meer toereikend:
[ ] We vergaderen regelmatig met externe deelnemers.
[ ] Actiepunten uit de vorige meeting worden vaak vergeten.
[ ] Het kost de notulist meer dan 2 uur om het verslag uit te werken en te versturen.
[ ] We zoeken ons soms een ongeluk naar een besluit van 6 maanden geleden.
[ ] Er is onduidelijkheid over wie de laatste versie van de vergaderstukken heeft.
Klinken deze punten bekend? Maak je geen zorgen, Topical kan al deze problemen oplossen. Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.