Juridisch

Privacybeleid

Hieronder lees je hoe Topical omgaat met persoonsgegevens. Je kunt deze pagina ook downloaden als PDF.

Laatst bijgewerkt op 2 november 2026

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Topical, een handelsnaam van Notulen Software B.V. (KvK 84520817, gevestigd in Tilburg), wanneer zij als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Dit privacybeleid geldt als privacyverklaring en biedt informatie over de verwerking van persoonsgegevens en uw rechten in dat verband.

Heeft u een vraag over privacy of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Mail dan naar privacy@topicalmeetings.com.

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Topical is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij zelf nodig hebben om onze dienstverlening te leveren en te verbeteren, zoals accountgegevens, contactgegevens, facturatiegegevens en websitebezoek. Daarover gaat dit privacybeleid.

De inhoud die een organisatie in Topical vastlegt, zoals agenda's, notities, besluiten, actiepunten en (indien ingeschakeld) audio-opnames, transcripties en samenvattingen, verwerken wij in opdracht van die organisatie. Voor die gegevens is de organisatie (onze klant) verwerkingsverantwoordelijke en is Topical verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, Bijlage 3 van onze algemene voorwaarden. Heeft u vragen over deze gegevens? Neem dan contact op met de organisatie die u in Topical heeft uitgenodigd. Wij helpen die organisatie bij het afhandelen van uw verzoek.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens ontvangen omdat u in Topical wordt toegevoegd door een andere gebruiker (bijvoorbeeld: uw e-mailadres wordt met Topical gedeeld omdat u door een andere gebruiker aan een vergadering wordt toegevoegd).

De aard van de verwerking betreft het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de SaaS-dienst “Topical” te kunnen gebruiken. Dit omvat onder meer het verzamelen, opslaan, structureren, weergeven, analyseren en beschikbaar stellen van gegevens die nodig zijn voor het plannen, voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.

Het doel van de verwerking is het mogelijk maken van deze functionaliteiten, waaronder:

het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten;
het plannen en organiseren van vergaderingen;
het verzamelen van input ten behoeve van agendapunten;
het maken van transcripties, notulen, besluiten- en actielijsten;
het delen van vergaderinformatie met deelnemers en bevoegde personen;
het waarborgen van de continuïteit, veiligheid en werking van de SaaS-dienst.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken voor het leveren van onze dienstverlening aan u als (contactpersoon van de) opdrachtgever:

voor- en achternaam van de contactpersoon van de opdrachtgever;
e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon;
internetbrowser en apparaattype van de gebruiker, om goede service te kunnen leveren en problemen namens gebruikers op te kunnen lossen (bijvoorbeeld om een probleem te kunnen reproduceren en het daarna goed en tijdig op te lossen);
een profielfoto, als u die zelf toevoegt aan uw profiel;
als de opdrachtgever een natuurlijk persoon is (of een entiteit waarvan de KvK-naam herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld “Mijn Voornaam en Achternaam B.V.”): een bankrekeningnummer voor het verwerken van betalingen.

Verder maken wij gebruik van marketingplatformen (Meta, LinkedIn) om online campagnes te realiseren. Hierbij deelt u zelf uw persoonsgegevens wanneer u op een advertentie reageert. Als u op onze website terechtkomt, gebruiken wij alleen na uw toestemming cookies en pixels om u op andere platformen advertenties te kunnen tonen. Daarom vragen wij via een cookiebanner om uw toestemming.

AI, opnames en transcripties

Een organisatie kan in Topical vergaderingen laten opnemen. Topical zet de audio-opname dan met behulp van AI om in een transcriptie en maakt op basis daarvan samenvattingen, notulen, besluiten en actiepunten. Opnemen gebeurt alleen als de organisatie deze functie heeft ingeschakeld en een opname start. De organisatie is ervoor verantwoordelijk dat deelnemers vooraf weten dat een vergadering wordt opgenomen.

Wie verwerkt de opname: voor het omzetten van audio naar tekst en het maken van samenvattingen gebruiken wij OpenAI Ireland Ltd. als subverwerker. Contractueel is vastgelegd dat OpenAI de ingevoerde gegevens (agenda, audio, notities, namen van deelnemers) niet opslaat en niet gebruikt om modellen te trainen. De verwerking vindt plaats in Ierland, met mogelijke doorgifte naar de Verenigde Staten. Voor die doorgifte zijn standaardcontractbepalingen (SCC’s) gesloten.
Waar het resultaat wordt opgeslagen: de transcriptie, samenvatting en overige resultaten worden teruggestuurd en opgeslagen in de omgeving van de organisatie in Topical, op servers van TransIP in Nederland.
Hoe lang: opnames, transcripties en samenvattingen blijven bewaard zolang de organisatie ze in Topical beschikbaar houdt. De organisatie kan ze op elk moment zelf verwijderen.
Controle door mensen: door AI gegenereerde notulen, besluiten en actiepunten zijn voorstellen. Gebruikers kunnen ze controleren en aanpassen voordat ze worden gedeeld.

In vergaderingen kunnen bijzondere persoonsgegevens worden besproken, bijvoorbeeld over gezondheid in een zorgorganisatie. Of en hoe zulke gesprekken worden opgenomen, bepaalt de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Topical verwerkt deze gegevens uitsluitend volgens de verwerkersovereenkomst.

Het volledige overzicht van subverwerkers staat in artikel 9 van de verwerkersovereenkomst in onze algemene voorwaarden.

Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is volgens artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel	Persoonsgegevens	Grondslag
Een (organisatie)account aanmaken en beheren en de SaaS-dienst leveren	Naam, e-mailadres, organisatienaam, account- en gebruiksgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Ondersteuning bieden en problemen oplossen	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, browser- en apparaatgegevens, foutmeldingen	Uitvoering van de overeenkomst
Contact opnemen over belangrijke wijzigingen of mededelingen over de dienst	Voornaam, e-mailadres	Uitvoering van de overeenkomst
Factureren en betalingen verwerken, en voldoen aan de fiscale bewaarplicht	Naam, factuurgegevens, bankrekeningnummer	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting
De dienst beveiligen, monitoren en fouten analyseren	Technische loggegevens, IP-adres, e-mailadres van de betrokken gebruiker	Gerechtvaardigd belang: een veilige en goed werkende dienst
Klanten af en toe informeren over nieuwe functies en aanbiedingen	Voornaam, e-mailadres	Gerechtvaardigd belang: klanten informeren over vergelijkbare diensten. U kunt zich altijd afmelden.
Contactverzoeken en aanvragen voor een demo of proefaccount afhandelen	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatienaam, bericht	Uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst
E-mails en nieuwsbrieven sturen waarvoor u zich heeft aangemeld (bijvoorbeeld na het downloaden van een e-book)	Naam, e-mailadres, interactie met e-mails	Toestemming
Een profielfoto tonen	Profielfoto	Toestemming
Websitebezoek analyseren (Google Analytics)	Geanonimiseerd IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s	Toestemming via de cookiebanner
Advertenties meten en verbeteren (Google Ads, Meta, LinkedIn)	Verkort IP-adres, cookie-identificatoren, apparaat- en browsergegevens	Toestemming via de cookiebanner

Verwerken wij gegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u die toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al eerder hebben plaatsgevonden.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij de volgende termijnen:

Account- en contactgegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij deze gegevens binnen 3 maanden, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.
Vergaderinhoud, opnames, transcripties en samenvattingen: zolang de organisatie deze in Topical bewaart. Na het einde van de overeenkomst worden ze binnen 3 maanden verwijderd of aan de organisatie teruggegeven.
Facturen en financiële administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
Ondersteuningsvragen en contactverzoeken: tot 2 jaar na de afhandeling van uw vraag.
Gegevens van aanvragen (demo, proefaccount, e-book) die niet tot een overeenkomst leiden: tot 2 jaar na het laatste contact, of eerder als u daarom vraagt.
Gegevens voor e-mails en nieuwsbrieven: tot u zich afmeldt. Iedere e-mail bevat een afmeldlink.
Technische loggegevens: maximaal 90 dagen, tenzij een langere termijn nodig is voor een beveiligingsonderzoek of een wettelijke verplichting.
Back-ups: maximaal 7 dagen, waarna ze onomkeerbaar worden overschreven.
Cookies: zoals beschreven in ons cookiebeleid.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er zonder ouderlijke toestemming gegevens over kinderen worden verzameld. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens over een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via privacy@topicalmeetings.com. Wij verwijderen deze informatie dan.

Geautomatiseerde besluitvorming

Topical neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Topical) tussen zit. De AI-functies in Topical maken voorstellen voor notulen en actiepunten. Zij nemen geen besluiten over personen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan partners (zoals leveranciers) als dit past bij het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Om onze overeenkomst met u uit te voeren, kunnen wij andere dienstverleners inschakelen. Deze dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens alleen zoals met ons is afgesproken. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Topical gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze diensten wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Functionele cookies zorgen ervoor dat de diensten naar behoren werken en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Analytische en tracking cookies plaatsen wij alleen na uw toestemming. Meer hierover leest u in ons cookiebeleid.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Bekijk voor een toelichting de volgende pagina: veiliginternetten.nl.

Verwerkers

Wij maken gebruik van verschillende verwerkers, zowel nationaal, Europees als internationaal. Hun privacyvoorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing. Deze verwerkers maken rapporten om aan Topical te verstrekken en om adverteerders informatie te geven over de effectiviteit van hun campagnes. Zij kunnen deze informatie aan derden verstrekken als zij daartoe wettelijk verplicht zijn, of voor zover deze derden de informatie namens hen verwerken. Topical heeft hier geen invloed op.

Google Ads (Google LLC)

Doel: het meten en optimaliseren van advertentiecampagnes door middel van conversietracking, zodat inzicht ontstaat in welke acties bezoekers uitvoeren na het aanklikken van een Google-advertentie.

Gegevens: technische en gebruiksgegevens, waaronder een verkort IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie- of vergelijkbare identificatoren en informatie over interacties met onze website. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde rapportages en geen direct herleidbare persoonsgegevens.

Locatie: gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Voor doorgifte buiten de EU worden passende waarborgen toegepast, zoals standaardcontractbepalingen of deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework.

Meta Platforms (Facebook- en Instagram-pixel)

Doel: het meten van conversies en het analyseren van de effectiviteit van advertenties op Facebook en Instagram, door inzicht te krijgen in acties die bezoekers op onze website uitvoeren na het zien of aanklikken van een advertentie.

Gegevens: technische gegevens zoals een verkort IP-adres, cookie-informatie, apparaat- en browsergegevens en informatie over het gebruik van onze website. Meta kan deze gegevens, afhankelijk van uw instellingen, koppelen aan een bestaand Facebook- of Instagram-account. Wij ontvangen geen direct identificeerbare persoonsgegevens.

Locatie: gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Meta hanteert passende waarborgen voor internationale doorgifte, zoals standaardcontractbepalingen of deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework.

LinkedIn (LinkedIn Insight Tag)

Doel: het analyseren van websitebezoek en het meten van conversies die voortkomen uit LinkedIn-advertenties, om advertentiecampagnes te evalueren en te verbeteren.

Gegevens: gegevens over het bezoek aan onze website, waaronder een verkort IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie- of vergelijkbare identificatoren en informatie over interacties met pagina’s. LinkedIn kan deze gegevens koppelen aan een LinkedIn-account als u bent ingelogd. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde statistieken.

Locatie: gegevens kunnen worden verwerkt op servers binnen en buiten de Europese Unie, waaronder in de Verenigde Staten. Voor internationale doorgifte worden passende waarborgen toegepast, zoals standaardcontractbepalingen of deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework.

Google Analytics (Google LLC)

Doel: inzicht krijgen in het gebruik van onze website door bezoekers, zodat wij de werking, inhoud en gebruikerservaring van de website kunnen analyseren en verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics uitsluitend voor statistische doeleinden.

Gegevens: technische en gebruiksgegevens, waaronder een geanonimiseerd IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina’s, tijdstippen en interacties met de website. IP-adressen worden geanonimiseerd voordat verdere verwerking plaatsvindt. Wij ontvangen uitsluitend geaggregeerde statistieken en geen direct herleidbare persoonsgegevens.

Mailchimp (Intuit Mailchimp)

Doel: het verzenden van instructie-, onboarding- en informatieve e-mails aan marketingleads en gebruikers van Topical, en het beheren van e-mailcampagnes en bijbehorende statistieken.

Gegevens: contactgegevens, waaronder naam en e-mailadres, en beperkte interactiegegevens over het openen of aanklikken van e-mails. Mailchimp verwerkt deze gegevens uitsluitend ten behoeve van e-mailcommunicatie namens ons. Inhoudelijke gegevens, zoals vergaderinformatie, worden niet gedeeld.

Locatie: de Verenigde Staten. De verwerking gebeurt op servers in de Verenigde Staten onder het EU-VS Data Privacy Framework.

TransIP Nederland

Doel: het hosten, beheren en beschikbaar stellen van onze applicatie, websites en onderliggende infrastructuur, waaronder databases, bestanden en back-ups. TransIP faciliteert de technische infrastructuur die noodzakelijk is voor de werking, beveiliging en continuïteit van Topical.

Gegevens: persoonsgegevens die bezoekers op de website invullen (zoals ten minste naam en e-mailadres). In sommige gevallen delen bezoekers ook een telefoonnummer, de naam van hun organisatie en een bericht (contactverzoek, hulpvraag). Ook de gegevens in de applicatie worden bij TransIP opgeslagen. TransIP treedt hierbij op als verwerker voor Topical, heeft geen zelfstandige toegang tot deze gegevens en verwerkt deze uitsluitend in het kader van hosting, technische dienstverlening en beveiliging. Meer hierover leest u in de verwerkersovereenkomst, Bijlage 3 van onze algemene voorwaarden.

Locatie: gegevens worden opgeslagen en verwerkt op servers in Nederland. Er vindt in het kader van deze hostingdiensten geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie plaats.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens, een verzoek tot intrekking van uw toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@topicalmeetings.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u, afhankelijk van het type persoonsgegevens waarop uw verzoek betrekking heeft, een aantal controlevragen te beantwoorden of een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in dit laatste geval in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand, op uw verzoek.

Gaat uw verzoek over vergaderinhoud, opnames of transcripties van een organisatie? Dan sturen wij het door naar die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke en helpen wij haar bij de afhandeling.

U heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens erg serieus en nemen daarom passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Welke maatregelen dat zijn, staat in Bijlage 3.2 van onze algemene voorwaarden.

Heeft u het vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Meld dit dan via privacy@topicalmeetings.com, zodat wij direct kunnen handelen. Heeft u een kwetsbaarheid in onze systemen gevonden? Lees dan ons beleid voor responsible disclosure.

Wijzigingen

Topical behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Wijzigingen worden direct op deze pagina doorgevoerd. De laatste wijzigingen dateren van 2 november 2026.

Contactgegevens

Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u een beroep doen op een van uw wettelijke rechten? Neem dan contact met ons op:

E-mail: privacy@topicalmeetings.com
Bedrijf: Notulen Software B.V., handelend onder de naam Topical, KvK 84520817, Tilburg

De functionaris gegevensbescherming van Topical is bereikbaar via hetzelfde e-mailadres.