Op deze pagina vind je hoe je contact kunt opnemen met onze klantenservice. Verder kun je op deze pagina ook veelgestelde, functionele vragen bekijken zodat je het antwoord wellicht zelf al kunt vinden.

Navigeer snel naar:

• Vragen over vergaderingen
• Vragen over templates
• Vragen over actiepunten
• Vragen over besluiten
• Vragen over bijlagen
• Vragen over integraties
• Vragen over privacy/security
• Vragen over het prijsmodel
• Overige vragen

Meetings FAQs

Hoe plan ik een nieuwe vergadering in Topical?
Vanuit het dashboard klik je op (1) de groene knop om een vergader reeks aan te maken, of (2) klik je op de knop “meeting nu starten” om snel een overleg aan te maken zonder enige voorbereiding (lege agenda, geen andere deelnemers). Dat laatste is handig als je snel een nieuwe opname wilt maken en later de nodige structuur toevoegt (zoals collega’s, agendapunten, bijlagen) om daarna alles netjes af te wikkelen door een PDF verslag te versturen.

Kan ik een terugkerende vergadering instellen?
In Topical kun je een vergadering momenteel maximaal 52 keer herhalen. Je hebt daarbij vergelijkbare keuzes als in Outlook (wekelijks, maandelijks, 2-wekelijks of een aangepast interval). Dit noemen we een ‘vergader reeks’. Klik op het ‘dashboard’ in het menu aan de linkerkant en daarna op de groene knop ‘plan meeting(s)’.

Hoe nodig ik deelnemers uit voor een vergadering?
Je kunt deelnemers tijdens het plannen van de vergadering toevoegen of nadat de vergadering is gepland. In beide gevallen kun je deelnemers een agenda-verzoek toesturen. Indien je tijdens het plannen ‘verstuur agenda-verzoek’ hebt gekozen, worden nieuwe deelnemers (die later worden toegevoegd) ook automatisch toegevoegd aan het event in jouw agenda.

Indien je tijdens het plannen geen agenda-verzoeken verstuurt, ontvangen nieuwe deelnemers ook GEEN agenda-verzoek zodra je ze toevoegt aan de Topical vergadering. Je kunt deze groep mensen alsnog een agenda-verzoek sturen. Deze optie is verwerkt in de pop-up waarmee je ook de agenda/bijlagen kunt toesturen per e-mail.

Kan ik een vergadering ook zonder deelnemers starten?
In Topical is er altijd tenminste 1 deelnemer op een vergadering. Je kunt de vergadering dus zelf starten en later andere deelnemers toevoegen (om ze de output toe te sturen en de mogelijkheid te bieden om informatie zelfstandig op te zoeken). Zodra je een deelnemers toevoegt aan een Topical vergadering, is de vergadering in het dashboard zichtbaar. Ook kan de deelnemer via de zoekfunctie informatie uit dit overleg opzoeken.

Worden vergaderingen automatisch opgenomen?
Nee, je kunt er zelf voor kiezen om een geluidsopname te starten in de vergadering. Open de betreffende vergadering (op je laptop, tablet of telefoon) en druk daarna op de knop ‘start opname’. Vergeet de opname niet te stoppen zodra je klaar bent.

Kan ik vergaderingen bewerken nadat ze zijn aangemaakt?
Ja, de voorzitter (persoon die de vergadering plant) kan altijd de titel, datum/tijd, locatie of deelnemers aanpassen. Ook andere deelnemers kunnen dit, mits jij ze “alle rechten” geeft op de vergadering. Doorgaans is dat niet nodig voor andere deelnemers. Jij verzorgt de planning en toegang. Iemand anders maakt de notulen. Overige deelnemers kunnen meelezen en/of input leveren op de agenda.

Wat gebeurt er als een deelnemer de vergadering annuleert?
Dit past de aanwezigheid van de betreffende deelnemer aan, zowel in de digitale agenda (bijv. Outlook) als in de Topical vergadering (we synchroniseren de aanwezigheid zodat je in Topical ook altijd kunt zien wie er wel/niet aanwezig zijn bij een vergadering.

Als je een vergadering verwijdert in je agenda, blijft deze bestaan in Topical. Dit doen we om te voorkomen dat waardevolle informatie (die iemand anders in de Topical vergadering heeft gezet) verdwijnt.

Templates FAQs

Wat is een template en waarom zou ik die gebruiken?
Een template is de combinatie van vaste agendapunten, deelnemers en planningsinformatie. Het biedt dus een handige structuur voor elk volgend overleg. Met een template kun je bijvoorbeeld 52 wekelijks vergaderingen aanmaken, alle voorzien van de juiste basis agenda, deelnemers en overige informatie (videobel URL, starttijd, eindtijd en nog veel meer).

Hoe maak ik mijn template?
Klik in Topical op ‘templates’ aan de linkerkant in het menu. Klik dan op de groene knop ‘template maken’ als je met een lege template wilt beginnen. Je kunt dan zelf de agendapunten en deelnemers toevoegen. Mocht je liever een standaard template gebruiken, bekijk dan de opties aan de rechterkant (op deze pagina) om een voorbeeld template te gebruiken en naar wens aan te passen.

Kan ik bestaande templates aanpassen?
Ja, mits jij de juiste toegangsrechten hebt om een template aan te passen. Per template kun je kiezen welke deelnemers wel altijd worden uitgenodigd voor de vergaderingen, maar geen bewerkrechten hebben. Zo kun je zelf de structuur (in de template) bewaken zonder dat andere deelnemers dit om zeep kunnen helpen.

Let op: als jij de standaard agenda van een template bewerkt, worden deze wijzigingen NIET automatisch zichtbaar op de vergaderingen die gekoppeld zijn aan de template. De agenda structuur in een template is pas actief zodra je nieuwe vergaderingen aanmaakt. Zo kun je met een simpele template beginnen om deze na enkele vergaderingen te verbeteren. Daarna plan je een nieuwe vergaderreeks in met de template.

Kan ik per team of project een ander template gebruiken?
Ja, per team (of type overleg) hanteer je 1 template. Zo kun je in jouw Topical omgeving templates maken voor allerlei type (terugkerende) vergaderingen. Denk aan: het MT, de RvC, de weekstart, project ABC, klant DEF enz.

Ondersteunt Topical ook sectorspecifieke sjablonen?
Ja, je kunt namelijk je eigen templates maken. Maar er zijn ook standaard templates waarmee je nog sneller een eigen template kunt maken. Bijvoorbeeld: een standaard template genaamd ‘Medisch specialisten overleg’ waarbij voor elke afdeling/specialisme al een agendapunt op de template staat. 

Actiepunten FAQs

Hoe maak ik een actiepunt aan tijdens een vergadering?
Je kunt acties handmatig aanmaken of inspreken tijdens een geluidsopname.

Handmatig: voeg tekst toe in een agendapunt, selecteer de tekst en klikt op de knop ‘actie’ vlak boven jouw tekst. Deze knop zit verwerkt in de toolbar van de tekstbewerker (waarmee je de tekst bijvoorbeeld kunt opmaken).

Automatisch: zodra de opname loopt, spreek dan in “actie voor [naam] om [omschrijving] met als deadline [datum]. Stop na afloop van de vergadering de geluidsopname en genereer een ‘AI samenvatting’. Onderaan deze samenvatting vind je voorstellen van de AI. Zo kun je snel de juiste acties of besluiten aanmaken zonder tijdens de vergadering mee te hoeven typen.

Kan ik actiepunten automatisch toewijzen op basis van rollen?
Dit is alleen mogelijk door de actie aan te maken in jouw template. Zodra je dit doet, wordt de actie voor elke volgende vergadering aangemaakt. Deze actie moet dan gekoppeld zijn aan 1 van de vaste deelnemers van het overleg (i.e. de deelnemers die jij toevoegt in de template). Zodra je het overleg plant, krijgen alle standaard acties automatisch een deadline voor over 7 dagen. Pas het gerust aan, door op de gegenereerde actie te klikken en een andere deadline (of verantwoordelijke persoon) te kiezen.

Krijgen gebruikers een herinnering voor openstaande actiepunten?
Ja, standaard ontvangen alle personen die aangemeld zijn in Topical herinneringen eigen en gedeelde actiepunten. Dagelijks controleert Topical of er voor de komende 48 uur openstaande taken zijn waarvan de deadline nadert. Indien dat het geval is, ontvangt de betreffende persoon maximaal 1 e-mail per dag (om 06:00) met daarin alle openstaande taken voor de komende 2 werkdagen. Indien gewenst kun je dit aanpassen zodat je het wekelijks op maandag om 06:00 kunt ontvangen.

Verder kan elke deelnemer de e-mail herinneringen zelf uitzetten (via mijn profiel, rechtsboven). Als ze dat doet is vaak de reden omdat ze ook de integratie maar Microsoft Todo gebruiken om daar alle acties op te volgen. Microsoft Todo kan de persoon dan ook herinneren aan de openstaande taken.

Deze instellingen gelden zowel voor e-mail reminders als voor reminders die push notificatie (indien de persoon de mobiele app ook geïnstalleerd heeft).

Kan ik deadlines instellen voor actiepunten?
Ja, per actie kun je een deadline instellen (optioneel). Bij het aanmaken of bewerken van de actie kun je zelf een datum kiezen of je gebruikt de knopjes ‘volgende week’ of ‘volgende meeting’ om snel de betreffende datum in te laten vullen.

Is het mogelijk om actiepunten te groeperen of te filteren?
Ja, Topical groepeert de acties van 1 vergadering per agendapunt. Zo kun je tijdens de vergadering (of volgende vergadering) per agendapunt zien welke acties (of besluiten) er aangekoppeld zijn.

Verder kun je op jouw dashboard jouw eigen actielijst bekijken per type overleg (per template). Je hebt dus voor elk type overleg een todo lijstje. 

Deze groepering zorgt er ook voor dat je met 1 druk op de knop de acties (en status) van een specifiek team kunt inzien. Vervolgens kun je ook binnen dat team zoekopdrachten plaatsen om snel de juiste acties (of andere inhoud) te vinden.

Kun je terugzien of een actiepunt is afgerond?
Ja, per actie kun je zien of de actie nog openstaat of is afgerond. Ook houdt Topical bij wanneer de actie is afgerond. 

Kun je opmerkingen plaatsen op een actie?
Ja, iedereen die je uitnodigt voor een overleg kan op een actiepunt reageren. Zo kun je van een actie ook bijhouden hoe de actie zich over tijd ontwikkelt. Betrokkenen delen extra details die relevant zijn voor de uitvoerder of ze plaatsen opmerkingen om de status van de actie toe te lichten.

Wanneer zet ik iets in de notulen en wanneer plaats ik een opmerking?

Als informatie belangrijk is voor alle deelnemers, zet het dan op de agenda (of maak het aan als actie of besluit) zodat het zichtbaar is in het PDF verslag van de vergadering. Zo zit iedereen op 1 lijn.

Als de informatie enkel belangrijk is voor uitvoerders van een actie, plaats het dan als opmerking. Zo hoeven niet alle deelnemers de informatie tot zich te nemen. Dit kunnen ze zelf kiezen (door de actie te openen). Indien jij verantwoordelijk bent voor de actie zul je een notificatie ontvangen zodra een ander reageert op je actie.

Kun je acties aanmaken voor personen die niet zijn uitgenodigd voor de vergadering?

Ja dat kan, je kunt elke persoon die aangemeld staat (met naam/email) in Topical een actie toewijzen. Deze persoon krijgt GEEN toegang tot het betreffende overleg, maar ziet wel de actie terug in zijn of haar dashboard. Indien je een deadline instelt ontvangt de persoon ook de e-mail reminder of push notificatie zodra de deadline nadert maar de actie nog open staat.

Besluiten FAQs

Hoe leg ik een besluit vast?
Dit kun je handmatig doen of automatiseren met de AI-functies.

Handmatig: voeg tekst toe in een agendapunt, selecteer de tekst en klik op de knop ‘besluit’. De gearceerde tekst blijft op de agenda staan én er wordt een besluit toevoegt op de besluitenlijst (rechtsboven bij ‘huidige meeting’).

Automatisch: zodra je een geluidsopname start, kun je het besluit ook inspreken. Doe dat zo duidelijk mogelijk, bijvoorbeeld: We beslissen om [besluit omschrijving] want [reden]. Zowel de opname als eventuele notities die jij maakt op de agenda kunnen door de AI worden omgezet tot ‘voorgesteld besluit’. Na afloop van een overleg bekijk je deze lijst met voorstellen en maak je de juiste besluiten ook definitief.

Let op: ook als je AI gebruikt is het noodzakelijk om de output te controleren. De AI kan fouten maken, daarom is menselijke tussenkomst momenteel noodzakelijk: de AI kauwt het voor, de mens geeft aan dat het wel/niet klopt. Zo heb je sneller je actie-en besluitenlijst op orde zonder dat er fouten in staan.

Worden besluiten automatisch genotuleerd?
Ja en nee, vanuit een geluidsopname kunnen besluiten automatisch worden voorgesteld. Maar er is altijd een persoon nodig die het controleert en aangeeft of het klopt. Indien het niet klopt kun je het naar wens aanpassen en alsnog eenvoudig toevoegen op de besluitenlijst.

Kan ik besluiten koppelen aan actiepunten?
Een besluit is gekoppeld aan een agendapunt. Een actie ook. Je koppelt de acties of besluiten dus aan agendapunten, zodat per item de context altijd bewaard blijft. Indien je na een tijdje op een actie of besluit klikt, kun je direct naar het betreffende agendapunt toe. Daar zie je niet alleen de overige gekoppelde acties/besluiten maar natuurlijk ook de notities, bijlagen of eventueel geluidsopname.

Kan ik achteraf besluiten aanpassen?
Ja, de voorzitter heeft altijd de mogelijkheid om de vergadering (en inhoud) aan te passen. De notulist (of een andere deelnemer met deze toegangsrechten) kan dat ook. 

Wil je dat niet? Dan wikkel je je vergadering af door een PDF verslag te versturen en daarna ontneem je overige mensen de rechten om de vergadering nog aan te passen.

Indien je dit vergeet en iemand past achteraf nog informatie aan, dan slaan wij deze informatie voor je op zodat het altijd te achterhalen is wanneer er welke aanpassing is gedaan en door wie.

Worden besluiten bewaard in een centraal overzicht?
Ja, besluiten die jij aanmaakt worden direct zichtbaar op de besluitenlijst van de betreffende vergadering. In elke volgende vergadering heb je ook zicht op de besluiten uit het verleden. Er ontstaat dus 1 lange besluitenlijst per team waar je doorheen kunt scrollen (mits je toegang hebt tot deze oude vergaderingen).

Bijlagen FAQs

Kan ik documenten toevoegen aan een vergadering?
Ja, je kunt bijlagen tot 12 MB per stuk uploaden naar een agendapunt. Deze bestanden worden meegestuurd naar deelnemers (zowel in een uitnodiging als een verslag) mits de totale grootte van bijlagen minder dan 12 MB is. Anders wordt het door veel e-mail providers niet geaccepteerd. 

Daarom veranderen we de bestanden in download linkjes zodat deelnemers vanuit de e-mail (een uitnodiging of verslag) eenvoudig alle bijlagen kunnen raadplegen.

Tip: Wist je dat je ook linkjes naar SharePoint of Google Drive op je agenda kunt zetten? Deze linkjes zijn ook klikbaar in de mailtjes die je rondstuurt. Zo hoef je niet perse een bestand te uploaden, maar kun je gewoon de live link in Topical plakken.

Waar worden bijlagen opgeslagen?
In het datacenter van TransIP Nederland, op een VPS waar voor jouw organisatie een afgeschermde omgeving is gemaakt. Alleen personen die zijn aangemeld binnen jouw organisatie kunnen überhaupt inloggen op het dashboard. Vervolgens kunnen alleen deelnemers van een vergadering de betreffende bijlagen bekijken of downloaden.

Kan ik AI gegenereerde notulen downloaden als PDF of Word?
Ja, indien je in Topical een PDF verslag genereert van je vergadering dan kun je zelf kiezen welke inhoud er getoond mag worden in de PDF. De PDF is opgedeeld in 3 delen. Deel 1 is de AI samenvatting. Deel 2 is de agenda/notulen met alle notities. Deel 3 is een actie-en besluitenlijst.

Hoe lang blijven opnames en bestanden beschikbaar?
We bewaren dit altijd, tot je het zelf verwijderd of ons verzoekt om iets te verwijderen.

Worden opnames automatisch getranscribeerd?
Ja, zodra jij de geluidsopname stopt wordt dit in 2 stappen voor je verwerkt: eerst uploaden we de opname naar de server, daar wordt dit verwerkt en getranscribeerd. Zodra de server klaar is zie je de knop “Bekijk Transcript”.

Je hoeft het transcript niet zelf te bekijken, je kunt ook direct een AI samenvatting genereren. Feitelijk vraag je de AI dan om het transcript te interpreteren en samen te vatten. Dat kan de AI ook doen a.d.h.v. jouw agenda en alle notities. Door een agenda te maken en wat steekwoorden mee te schrijven tijdens de vergadering help je de AI om het transcript beter te interpreteren.

Tip: neem je alleen op dan is de samenvatting korter en abstracter. Als je ook een agenda met notities hebt gemaakt, dan kan de AI meer waardevolle informatie genereren.

 Gebruikers FAQs

Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Vanuit jouw dashboard, klik je op de knop “gebruiker toevoegen” waarna je de naam, e-mail en gebruikersrol kiest.

Je kunt als Team Manager of Admin ook via de gebruikerspagina mensen uitnodigen. Klik op ‘instellingen’ en dan op ‘gebruikers’. Rechtsbovenin vind je de knop ‘gebruiker uitnodigen’ wat hetzelfde doet als op jouw dashboard. 

De gebruikerspagina kun je gebruiken om rollen of namen aan te passen, of om een persoon te deactiveren.

Kunnen externe deelnemers ook meedoen zonder account?

Ja, indien je deze persoon ook agenda-verzoeken wilt sturen en/of taken wilt toewijzen, dan zul je de persoon moeten aanmelden met een naam en e-mailadres. Indien jij de rol ‘externe deelnemer’ kiest kun je de persoon betrekken bij vergaderingen zoals dat ook kan bij normale gebruikers.

Indien je iemand geen agenda-verzoeken wilt sturen of acties wilt toewijzen, dan kun je per vergadering ook een publieke link genereren. Deze link kun je verspreiden zodat men de vergadering live kan volgen, een PDF verslag kan downloaden of andere bijlagen van de vergadering kan downloaden. 

Indien je de rechten hebt op ‘toegang te beheren’ op een vergadering. Kun je onder de tabel met vaste deelnemers de publieke link genereren. Indien je dit eens wilt uitproberen open dan de onderstaande link naar een test vergadering:

demo.topicalmeetings.com/meetings/49349/7964397a-3561-4781-9a50-137c5f643a4c

Wat is het verschil tussen een gebruiker en een externe deelnemer?

Een gebruiker kan zelf vergaderingen plannen en templates maken. Een externe deelnemer kan dat niet. Een externe deelnemers worden op sleeptouw genomen door een gebruiker met een licentie. Iedereen krijgt een persoonlijk dashboard, dat staat dus los van of de persoon een betaalde licentie heeft.

Binnen dat dashboard heeft een licentiehouder (gebruiker) veel meer mogelijkheden dan een externe deelnemer. Feitelijk is de rol van een externe deelnemer die van een ‘gast’ met mogelijkheid tot inzage maar beperkte mogelijkheid tot het echt gebruiken van het systeem.

Kan ik rollen en rechten instellen per gebruiker?

We maken onderscheid tussen licentiehouders (gebruiker, team manager, admin) en overige deelnemers (externe deelnemers). De licentiehouders kunnen vergaderingen plannen en templates maken. De externe deelnemers kunnen dat niet.

Alle personen kunnen integraties activeren, maar voor externe deelnemers is dat beperkt tot de Microsoft Todo integratie en Zapier integratie.

Zodra je de juiste rollen toekent, kun je deze mensen toevoegen aan templates of vergaderingen. Per template of vergadering kun je dan ook kiezen welke toegangsrechten de persoon krijgt binnen die template of vergadering.

Kortom: een (gebruikers)rol bepaalt welke functies er binnen Topical voor jou beschikbaar zijn. Vervolgens bepalen de toegangsrechten (van een deelnemer op een template of vergadering) wat deze persoon binnen de template of vergadering kan doen.

Wat gebeurt er als een gebruiker het team verlaat?
Je kunt zijn of haar account dan deactiveren. Die persoon heeft dan geen toegang meer tot het dashboard. Ook wordt de persoon verwijderd op de betreffende templates. Zo worden er geen uitnodigingen of verslagen mee toegestuurd. Mocht je op een later moment het account herstellen, dan is dat mogelijk. De persoon kan dan verder werken waar hij of zij destijds is gebleven.

Je kunt een persoon niet permanent verwijderen, wij willen namelijk graag bewaren bij welke zaken die persoon betrokken is geweest. Wellicht is dit voor jou in de toekomst namelijk ook relevant. 

Integraties FAQs

Kan ik Topical koppelen met mijn agenda (Google/Outlook)?
Ja, elke persoon met een betaalde licentie kan zijn of haar Google of Outlook agenda koppelen. Hierdoor kun je andere mensen agenda-verzoeken toesturen en kun je kiezen voor Google Meet of Teams linkjes. 

Indien je een Teams linkje maakt is dat zichtbaar: in Outlook, op je Topical dashboard, de Topical vergadering én in de e-mails die jij verstuurt (uitnodiging of verslag).

Is er een koppeling met Microsoft Teams?
Ja, zowel om de vergaderingen bij elkaar in de agenda te plaatsen als om actiepunten te synchroniseren (via Microsoft Todo komen deze zichtbaar in Teams of Outlook).

Wat gebeurt er met mijn data als ik AI gebruik in Topical?
Wanneer je de AI-functies in Topical gebruikt, wordt bepaalde informatie gedeeld met OpenAI Ierland. Het gaat hierbij uitsluitend om de agenda, notities, het transcript en de namen van deelnemers (geen e-mailadressen). Deze gegevens worden enkel gebruikt om AI-ondersteunde output te genereren.

Zowel de input als de output worden niet opgeslagen door OpenAI en keren direct terug naar Nederland. Daar worden ze veilig opgeslagen binnen jouw eigen beveiligde omgeving. Daarnaast worden deze gegevens niet gebruikt om AI-modellen van OpenAI te trainen.

Op deze manier kun je als Nederlandse organisatie gebruikmaken van AI-functionaliteit, volledig in lijn met de AVG-richtlijnen.

Ondersteunt Topical integratie met CRM-systemen (zoals Pipedrive)?
Er zijn geen directe integraties met CRM-systemen. Wel kun je zelf een koppeling maken via Zapier (of Make.com of N8N). Neem hiervoor contact met ons op.

Verder kun je per opname/vergadering een linkje genereren om deze zelf in een CRM te plakken. Zo kunnen ook andere collega’s via de link de betreffende vergadering bekijken.

Kan ik e-mails of andere notificaties automatisch versturen?
Ja, Topical maakt het mogelijk om automatisch de agenda of het verslag rond te sturen, bijvoorbeeld X dagen voor of na afloop van de vergadering.

Tevens volgt Topical automatisch voor je op. Deelnemers ontvangen dus zonder tussenkomst van jou een reminder van een actie. Dat kan via een e-mailnotificatie, een push notificatie of een reminder in Teams/Outlook (via de Microsoft Todo integratie).

Privacy & Security FAQs

Zijn mijn vergaderingen veilig opgeslagen?

Ja, vergaderingen worden veilig opgeslagen met versleuteling. Alleen jij en je teamleden hebben toegang tot de inhoud.

Wie heeft toegang tot onze gegevens?

Alleen geautoriseerde gebruikers binnen jullie eigen organisatie. Wij als aanbieder kunnen de inhoud van vergaderingen niet inzien.

Wordt onze data gebruikt om AI mee te trainen?

Nee, gegevens die via onze software naar OpenAI worden gestuurd, worden niet gebruikt om modellen te trainen. Alles blijft vertrouwelijk.

Voldoet de Topical software aan de AVG (GDPR)?

Ja, we voldoen volledig aan de Europese privacywetgeving. Bekijk de pagina voor meer informatie over privacy & security.

Waar wordt onze data opgeslagen?

Je data staat op streng beveiligde servers van TransIP NEderland, op Nederlands grondgebied. De dataverwerking en opslag is gecertificeerd (ISO & NEN) waarmee Topical voldoet aan de AVG-richtlijnen. Bekijk de pagina voor meer informatie over privacy & security.

Kunnen we data verwijderen als dat nodig is?

Ja, je kunt zelf vergaderingen, notities of gebruikersaccounts verwijderen. Die data wordt dan volledig gewist. Op verzoek kunnen wij ook alle informatie van jouw organisatie verwijderen.

Prijsmodel FAQs

Wat kost het gebruik van jullie software?

We werken met een abonnementsmodel per actieve gebruiker. De prijs hangt af van het gekozen pakket. Het model start bij 24€/maand voor 1 licentie voor een voorzitter of notulist. Alle overige deelnemers kun je kosteloos toevoegen. Naarmate je meer licenties afneemt, zakt de prijs per licentie. Neem contact met ons op voor een gepersonaliseerd aanbod.

Zijn er extra kosten voor het gebruik van AI?

Nee, mits jij de Ultimate licentie kiest. Maar als jij de Pro licentie kiest heb je geen toegang tot de AI-functies. Indien je toch de Pro licentie wenst én sporadisch de AI wilt gebruiken, neem dan even contact met ons op voor de mogelijkheden.

Bieden jullie een gratis proefperiode aan?

Ja, je kunt de software vrijblijvend uitproberen. Hiervoor is geen creditcard nodig. Na 30 dagen gebeurt er niks, tot jij zelf een betaalde licentie afneemt.

Zijn er speciale tarieven voor grote teams of non-profits?

Ja, we bieden volumekorting en hebben aangepaste tarieven voor onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Wat als ik gebruikers wil pauzeren of verwijderen?
Je betaalt alleen voor actieve gebruikers. Je kunt gebruikers altijd deactiveren (zodat je er geen kosten meer voor maakt) én het is mogelijk om een licentie over te hevelen naar een nieuwe collega. Deactiveer dan een account en voeg een nieuwe gebruiker toe. Je totale aantal actieve gebruikers blijft dan gelijk. 

Overige vragen over jouw vergadersucces

Hoe helpt de software bij betere vergaderingen?
Topical ondersteunt je bij het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen. AI helpt om inzichten en acties helder te maken. Tevens kan de AI een groot deel van de notulen voor je automatiseren. Zo heb je geen aparte notulist meer nodig en kan elke deelnemers optimaal focussen op de inhoud van de vergadering.

Kunnen we meten hoe effectief onze vergaderingen zijn?
Topical verzamelt data over jouw vergaderingen en de opvolging van acties. Deze objectieve data gebruiken we om door te rekenen wat een type meeting op jaarbasis kost én om in kaart te brengen wat de resultaten zijn.

Per team (lees: template) kun je dus zien: hoeveel acties er zijn aangemaakt, hoeveel er nog openstaan, hoeveel er over datum zijn. Ook tonen we de gemiddelde doorlooptijd van acties die tijdig worden voltooid én de doorlooptijd van de acties die juist niet op tijd zijn voltooid.

Zo krijg je grip op enerzijds de investering en anderzijds de opbrengsten. Klik op deze link om de rapportages van jouw organisatie te bekijken (mits jij toegang tot hebt).

Wat als deelnemers zich niet goed voorbereiden?
De software stuurt herinneringen die je kunt gebruiken als ‘verzoek tot voorbereiden’. Op de agenda kun je dan zien welke personen wel/niet input leveren op de vergadering. Levert iemand nooit input? Wellicht kun je die persoon dan beter niet uitnodigen voor het overleg. Stuur na afloop een PDF toe zodat die persoon zichzelf kan inlezen en jij de groepsgrootte van de vergadering beperkt.

Zijn er sjablonen voor verschillende soorten vergaderingen?
Ja, je kunt kiezen uit handige templates of zelf sjablonen maken die passen bij jullie overlegstructuur. 

Hoe zorgen we dat acties echt worden opgevolgd?
Actiepunten worden gekoppeld aan verantwoordelijken en deadlines. Topical herinnert automatisch en volgt de voortgang op. In het volgende overleg zie jij precies wat er nog openstaan én wat recentelijk is afgerond. Zo kun je altijd eenvoudig doorpakken op een actie (of besluit). We raden je aan om acties concreet te formuleren, zodat het makkelijker uitvoerbaar is. We raden ook aan om maximaal 1 verantwoordelijke te koppelen aan de actie. Stel ook een deadline is zodat de actie tijdig is en men een herinnering kan ontvangen.

Tip: Meer weten? Bekijk de SMART methode om actiepunten aan te maken