Ga naar de inhoud
  • English
  • Hoornbeeck College

    Minder vergaderen, meer tijd voor persoonlijk onderwijs

    Het Hoornbeeck College is een school voor middelbaar beroepsonderwijs. In totaal heeft de school 6500 studenten, verdeeld over 6 locaties. Binnen het onderwijs vinden talloze verschillende overlegvormen plaats, zo ook bij het Hoornbeeck College. Sinds 2022 stroomlijnt het Hoornbeeck College al deze overlegvormen met Topical vergadersoftware. In dit klantverhaal spreken we met Anne-Rie, coördinator Secretariaat & Communicatie van het Hoornbeek College locatie Apeldoorn.

    Chaos van Word documenten

    In 2021 is Anne-Rie gestart bij het Hoornbeeck College. In haar takenpakket valt onder andere de ondersteuning van het management: “Ik was ook verantwoordelijk voor de meetings van het management. Dit gebeurde met onoverzichtelijke Word documenten met acties en wat notulen. Al snel wist ik dat ik daar verandering in wilde brengen, want dat was niet werkbaar voor mij.”

    Het gevolg van deze onoverzichtelijke structuur met Word documenten was namelijk dat acties overal en nergens verspreid stonden. Het resultaat? Acties worden vergeten, waardoor meetings minder resultaat hebben. Tijd voor verandering.

    In stapjes naar orde

    De eerste stap naar een beter vergaderproces voor het management werd door Anne-Rie gezet met Microsoft To Do. “Het proces rondom acties werd beter, maar agenda’s managen met To Do is natuurlijk niet ideaal. Je kunt bijvoorbeeld geen documenten uploaden, waardoor de informatievoorziening niet volledig is.” Anne-Rie ging verder op zoek naar verbetering en kwam zo uit bij Topical, een gouden match.

    “Dion van Topical reageerde heel adequaat. Hij snapte mijn probleem en dacht goed mee over hoe Topical in te zetten bij het Hoornbeeck College. Door Topical te koppelen met Microsoft To Do hadden we het vergaderproces van het management al snel op orde.”

    Anne-rie van Bruchem

    Manager secretariaat



    Van management naar gehele organisatie

    Door het succes bij het managementoverleg, werd besloten om ook andere teams naar Topical over te zetten. De uitrol begon bij het secretariaat: “Iedere sector op onze school heeft eigen teams. Daarnaast zijn er ook aparte teams voor bijvoorbeeld leerlingen met behoefte aan extra begeleiding, een innovatieteam, etc. Deze werken inmiddels allemaal naar volle tevredenheid met Topical.” Binnen een kort tijdsbestek heeft de hele school, met zo’n 70 medewerkers, Topical in gebruik genomen.

    Meer resultaat uit meetings

    Anne-Rie concludeert dat Hoornbeeck Apeldoorn een grote sprong voorwaarts heeft gemaakt ten opzichte van het oude vergaderproces met verschillende Word-documenten: “Alle acties zijn gecentraliseerd en worden consequent opgepakt. Informatie van eerdere vergaderingen is eenvoudig terug te vinden en je kunt je meer kunt richten op de inhoud van de vergadering in plaats van veel tijd te besteden aan het vastleggen ervan. Op deze manier halen we meer resultaat uit onze meetings.”

    Geweldige begeleiding

    Tijdens het gesprek benadrukt Anne-Rie haar enthousiasme over de begeleiding vanuit Topical: “Als er iets aan de hand is, krijg je snel iemand aan de telefoon die je echt helpt. Dat geeft gewoon veel vertrouwen.”

    De goede support in combinatie met de functionaliteit van de software maakt Topical voor Anne-Rie een aanrader voor alle organisaties waar met regelmaat overleg plaatsvindt in vaste teams: “Voor zowel overheidsinstanties als het bedrijfsleven is Topical een aanwinst.”

    Een blik op de toekomst
    Wanneer we een blik op de toekomst werpen, is de verwachting dat de andere Hoornbeeck locaties ook spoedig zullen starten met Topical. “Ze horen de positieve verhalen over onze locatie in Apeldoorn. De eerste mensen hebben al bij mij aangeklopt om Topical ook te gaan gebruiken op hun locatie. Dat moedig ik natuurlijk alleen maar aan.”

    Kortere meetings, betere Besluiten

    Ontdek voor wie Topical is bedoeld

    Directie/bestuur

    Reduceer de netto vergadertijd & bevorder besluitvorming en opvolging van gemaakte afspraken.

    Managers

    Structureer de agenda’s, haal geautomatiseerd input op en volg eenvoudig openstaande acties op.

    Secretariaat

    Automatiseer de (jaar)planning en bespaar werk sneller de notulen en verslagen uit.

    Voorzitters

    Behoud het overzicht, zoek snel en gericht terug in het verleden en bevorder de opvolging van actiepunten.

    Notulisten

    Typ of spreek in, markeer de actie of het besluit. Genereer en deel direct na afloop het verslag.

    Deelnemers

    Vergaderingen voorbereiden, live volgen en ontvang na afloop e-mail reminders van jouw acties.
    People working on laptops

    Voorkom verspilling van tijd en geld

    De meeste vergaderingen zijn niet productief...

    We zijn eigenlijk best wel dol op vergaderen. Veel vergaderingen lijken op cocktail parties: de meeste mensen willen niet echt komen, maar zouden het vervelend vinden om niet uitgenodigd te worden

    65 % van de meetings onderbreekt belangrijk werk

    71 % van de meetings is niet productief

    64 % van de meetings gaat ten koste van `deep work` taken

    62 % van de meetings is een gemiste kans om teamspirit te versterken

    Stap 1: gratis account

    Je kunt gratis en vrijblijvend aan de slag om je eerste meetings te organiseren. Het is eenvoudig en als je er niet uit komt helpen we je graag!

    Stap 2: Online demo

    Plan een videogesprek in om samen een vliegende start te maken met jouw Topical account. We beantwoorden al je vragen en helpen je graag het account juist in te richten.

    Stap 3: Training

    Een training, workshop of masterclass op locatie of online? We helpen jou en het team met het doorbreken van de onhoudbare meeting cultuur. Neem contact op voor de mogelijkheden.