Het Hoornbeeck College is een school voor middelbaar beroepsonderwijs. In totaal heeft de school 6500 studenten, verdeeld over 6 locaties. Binnen het onderwijs vinden talloze verschillende overlegvormen plaats, zo ook bij het Hoornbeeck College. Sinds 2022 stroomlijnt het Hoornbeeck College al deze overlegvormen met Topical vergadersoftware. In dit klantverhaal spreken we met Anne-Rie, coördinator Secretariaat & Communicatie van het Hoornbeek College locatie Apeldoorn.
Chaos van Word documenten
In 2021 is Anne-Rie gestart bij het Hoornbeeck College. In haar takenpakket valt onder andere de ondersteuning van het management: “Ik was ook verantwoordelijk voor de meetings van het management. Dit gebeurde met onoverzichtelijke Word documenten met acties en wat notulen. Al snel wist ik dat ik daar verandering in wilde brengen, want dat was niet werkbaar voor mij.”
Het gevolg van deze onoverzichtelijke structuur met Word documenten was namelijk dat acties overal en nergens verspreid stonden. Het resultaat? Acties worden vergeten, waardoor meetings minder resultaat hebben. Tijd voor verandering.
In stapjes naar orde
De eerste stap naar een beter vergaderproces voor het management werd door Anne-Rie gezet met Microsoft To Do. “Het proces rondom acties werd beter, maar agenda’s managen met To Do is natuurlijk niet ideaal. Je kunt bijvoorbeeld geen documenten uploaden, waardoor de informatievoorziening niet volledig is.”
Anne-Rie ging verder op zoek naar verbetering en kwam zo uit bij Topical, een gouden match. “Dion van Topical reageerde heel adequaat. Hij snapte mijn probleem en dacht goed mee over hoe Topical in te zetten bij het Hoornbeeck College. Door Topical te koppelen met Microsoft To Do hadden we het vergaderproces van het management al snel op orde.”
Van management naar gehele organisatie
Door het succes bij het managementoverleg, werd besloten om ook andere teams naar Topical over te zetten. De uitrol begon bij het secretariaat: “Iedere sector op onze school heeft eigen teams. Daarnaast zijn er ook aparte teams voor bijvoorbeeld leerlingen met behoefte aan extra begeleiding, een innovatieteam, etc. Deze werken inmiddels allemaal naar volle tevredenheid met Topical.” Binnen een kort tijdsbestek heeft de hele school, met zo’n 70 medewerkers, Topical in gebruik genomen.
Meer resultaat uit meetings
Anne-Rie concludeert dat Hoornbeeck Apeldoorn een grote sprong voorwaarts heeft gemaakt ten opzichte van het oude vergaderproces met verschillende Word-documenten: “Alle acties zijn gecentraliseerd en worden consequent opgepakt. Informatie van eerdere vergaderingen is eenvoudig terug te vinden en je kunt je meer kunt richten op de inhoud van de vergadering in plaats van veel tijd te besteden aan het vastleggen ervan. Op deze manier halen we meer resultaat uit onze meetings.”
Geweldige begeleiding
Tijdens het gesprek benadrukt Anne-Rie haar enthousiasme over de begeleiding vanuit Topical: “Als er iets aan de hand is, krijg je snel iemand aan de telefoon die je echt helpt. Dat geeft gewoon veel vertrouwen.”
De goede support in combinatie met de functionaliteit van de software maakt Topical voor Anne-Rie een aanrader voor alle organisaties waar met regelmaat overleg plaatsvindt in vaste teams: “Voor zowel overheidsinstanties als het bedrijfsleven is Topical een aanwinst.”
Een blik op de toekomst
Wanneer we een blik op de toekomst werpen, is de verwachting dat de andere Hoornbeeck locaties ook spoedig zullen starten met Topical. “Ze horen de positieve verhalen over onze locatie in Apeldoorn. De eerste mensen hebben al bij mij aangeklopt om Topical ook te gaan gebruiken op hun locatie. Dat moedig ik natuurlijk alleen maar aan.”
