Wat te doen aan vergaderingen die niet goed worden voorbereid door andere deelnemers?
De grootste frustratie in vergaderingen ontstaat zodra een deel van de genodigden zich wel voorbereid heeft, maar de anderen niet. Dan krijg je ook een beetje scheve gezichten als de ene collega het goed heeft voorbereid en zit te wachten tot zijn agendapunt aan bod komt. Maar veel anderen hebben dat niet gedaan en waardoor er allerlei langere discussies ontstaan en überhaupt langdradigheid in de vergadering is. Daar zakt je broek natuurlijk van af, waardoor jij of je collega’s aan de mouw trekt en zegt doe ook even een goede voorbereiding de volgende keer of je denkt het zal wel en ik tref ook een minder goede voorbereiding of misschien wel geen voorbereiding in het vervolg. En als je het ergens niet over na hebt kunnen denken en iets komt ad-hoc op tafel in zo’n vergadering dan wordt je er door overvallen en is het heel moeilijk eigenlijk om rechtlijnig daarop te reageren. Je gaat een beetje fantaseren en associëren en dat zorgt weer voor een lange discussie die niet op de agenda stond.
Daarnaast heb je natuurlijk nog de mensen die zoveel vergaderingen hebben – back to back vergaderen noemen we het ook wel – en voor die mensen heb ik nog wel een tip: plan je vergaderingen in 25 minuten of 50 minuten in plaats van een half uur of een uur. Zo bouw je altijd een kleine buffer in om te zorgen dat je naar het volgende overleg kunt komen en wellicht heb je nog wat tijd over om het iets beter voor te bereiden.
