Wat te doen aan vergaderingen die niet goed worden voorbereid door andere deelnemers?
Een van de grootste frustraties in vergaderingen ontstaat wanneer een deel van de genodigden zich goed heeft voorbereid en een ander deel niet. Dat zorgt al snel voor scheve gezichten. De ene collega zit klaar om zijn agendapunt te bespreken, terwijl anderen nog moeten nadenken of zelfs voor het eerst horen waar het over gaat. Het gevolg: onnodig lange discussies en een vergadering die steeds verder uitloopt.
Dat werkt demotiverend. Je voelt de irritatie en denkt al snel: ‘bereid je de volgende keer beter voor.’ Of, nog erger, je past je eigen gedrag aan en denkt: ‘dan doe ik de volgende keer ook wel minder voorbereiding.’ Zo zakt het niveau van de vergadering steeds verder weg.
Wanneer onderwerpen bovendien ad hoc op tafel komen, zonder dat je er vooraf over hebt kunnen nadenken, word je overvallen. Het wordt dan lastig om scherp en doelgericht te reageren. In plaats daarvan ga je associëren en improviseren, wat vaak leidt tot discussies die niet op de agenda stonden en weinig opleveren.
Tot slot is er nog een groep mensen die continu back-to-back vergadert. Voor hen een eenvoudige maar effectieve tip: plan vergaderingen van 25 of 50 minuten in plaats van een half uur of een uur. Zo creëer je automatisch een kleine buffer tussen overleggen. Dat geeft ruimte om op adem te komen, op tijd bij het volgende overleg te zijn en, misschien wel het belangrijkste, je beter voor te bereiden.
Topical kan ook helpen in het voorbereiden van de vergaderingen. Door bijvoorbeeld met één klik op de knop een beknopte samenvatting van afgelopen meeting te maken, door een duidelijk overzicht te geven van besluiten die zijn genomen en door de actiepunten overzichtelijk te houden. Door dit allemaal op één plek te hebben is een vergadering eigenlijk zo voorbereid!
Ook met gemak je vergaderingen voorbereiden?
Probeer Topical 30 dagen geheel gratis uit. Klik hier om jouw account aan te maken.
