Zittend in een langdurige vergadering denk je weer: “Dit had een e-mail kunnen zijn”. Iedereen herkent het wel, langdurig overleg over een status-update die je ook in twee minuten had kunnen lezen. We zijn als mensheid erg trots op onze innovaties en werkwijze, maar als het op vergaderen aankomt doen we nog steeds alsof we in 1980 leven. Het is simpel, om productief te blijven moeten we af van deze ouderwetse manier van “real-time” vergaderen. In dit artikel behandelen we het concept asynchroon vergaderen, wat de voordelen zijn en hoe jij gelijk start met vergaderen op een effectievere manier.
Asynchroon vergaderen. Wat is het precies?
De term zal voor velen misschien wat raar klinken, maar laat me je een ander voorbeeld schetsen om je op weg te helpen. We komen namelijk allemaal weleens in aanraking met asynchrone communicatie. Denk bijvoorbeeld aan het sturen van een e-mail of bericht op WhatsApp. Dit zijn duidelijke vormen van communicatie waarbij de zender niet gelijk antwoord krijgt van de ontvanger. Bij een asynchrone vergadering zal er altijd nog sprake zijn van directe communicatie, het is immers een vergadering, maar het asynchrone gedeelte vindt vaak plaats in de voorbereiding. Zo wordt de agenda bij asynchrone vergaderingen vaak vroegtijdig rondgestuurd zodat alle deelnemers hun input kunnen geven en zich kunnen voorbereiden op alle punten die besproken worden. Op deze manier wordt niet alles pas behandeld op het moment wanneer de vergadering start, maar zijn alle voorbereidingen al veel langer in omloop.
De voordelen van asynchroon vergaderen
Nu we weten wat asynchroon vergaderen precies inhoudt, is het tijd om te kijken naar de waarom. Asynchroon vergaderen levert je enorm veel op. Zo stimuleert het de voorbereiding voor een vergadering, waardoor je zult merken dat je vergadering een stuk effectiever wordt. Een vergadering die niet goed voorbereid wordt is enorm frustrerend en tijdrovend. Door deelnemers vroegtijdig de agenda in te laten zien en hun input te geven over agendapunten, win je enorm veel tijd en moeite. Een ander probleem wat asynchroon vergaderen oplost is het “This could have been an e-mail-probleem”. Door asynchroon te vergaderen kan je je afvragen of een meeting wel echt nodig is. Mochten alle deelnemers hun input geleverd hebben en er geen verdere vragen of discussies meer zijn, dan is er ook geen vergadering meer nodig!
Hoe start je met asynchroon vergaderen?
Asynchroon vergaderen kan een ideale oplossing zijn om jouw meetings effectiever te maken. Het is wel van belang dat je doorhebt dat niet alle delen van een vergadering asynchroon kunnen verlopen. Denk bijvoorbeeld aan gevoelige HR-documenten, persoonlijke zaken of erg complexe besluitvorming waar live-discussie cruciaal voor is. De drie tips die wij altijd geven voor het starten met asynchroon vergaderen zijn:
- Stop met de wekelijkse update. Laat deelnemers hun wekelijkse updates invullen in de tool.
- Gebruik duidelijke deadlines. “Kijk ernaar wanneer het uitkomt” gaat er alsnog voor zorgen dat jij geen input hebt gekregen voor de meeting start. Wees duidelijk in het afspreken van deadlines.
- Maak een duidelijke agenda. Als deelnemers op voorhand je agenda in mogen zien, moeten ze wel weten waar deze over gaat. Vermijd vage punten en schrijf duidelijk uit wat ieder punt betekent.
De ultieme eerste stap: asynchrone statusupdates
Wanneer je de transitie naar asynchroon werken wil inzetten, is er één specifieke aanpassing die direct voor een gigantische tijdsbesparing zorgt. Stop onmiddellijk met het houden van mondelinge en synchrone statusupdates tijdens jullie bijeenkomsten.
We reserveren wekelijks kostbare tijd om in een kring te zitten en om de beurt te vertellen wat we de afgelopen dagen hebben gepresteerd. Terwijl de ene collega uitgebreid aan het woord is, dwalen de gedachten van de rest onvermijdelijk af. Tegen de tijd dat werkelijk iedereen zijn voortgang heeft gedeeld, is de gereserveerde tijd vrijwel voorbij en is er geen ruimte meer voor het daadwerkelijke denkwerk.
Het stappenplan voor een feilloze voorbereiding
Door het delen van de projectstatus los te knippen van de vergadering, ontstaat er plotseling ongekend veel ruimte voor strategische gesprekken. Gebruik de volgende drie spelregels om dit asynchrone proces vlekkeloos te integreren in jullie werkwijze.
1. Standaardiseer het verwachte format Als je medewerkers simpelweg vraagt om vooraf een update te sturen, ontstaat er een chaotische mix van lappen tekst en vage steekwoorden. Bied daarom structuur. Een uiterst effectieve methode is de drie vragen structuur. Wat heb je concreet afgerond? Waar focus je je nu op? En vooral: bij welk specifiek obstakel heb je direct hulp nodig van de aanwezigen?
2. Hanteer een onverbiddelijke deadline Asynchroon betekent absoluut niet vrijblijvend. Als de bijeenkomst op dinsdagochtend plaatsvindt, spreek dan binnen de organisatie af dat alle individuele updates uiterlijk op maandagmiddag om vijf uur in het systeem moeten staan. Dit geeft de voorzitter en het volledige team ruimschoots de tijd om alle informatie in alle rust en focus te verwerken.
3. Geen update betekent geen spreektijd Dit is de noodzakelijke cultuurverandering die je als team moet omarmen. Als een lopend project voorspoedig verloopt en de status vooraf netjes digitaal is doorgegeven, besteden we er tijdens de live bijeenkomst simpelweg geen seconde meer aan. De groep vertrouwt op het geschreven woord en vinkt het mentaal af.
De kwaliteit van de bijeenkomst verhogen
Wanneer je deze asynchrone voorbereiding strikt naleeft, begint de uiteindelijke vergadering niet meer frustrerend op nul. Omdat werkelijk iedereen de informatie ruim vooraf heeft gelezen en overdacht, start je direct inhoudelijk op de zaken die er echt toe doen. De ruimte wordt weer gebruikt waar deze oorspronkelijk voor is ontworpen: het oplossen van complexe obstakels, creatief brainstormen en het nemen van knopen. Je transformeert een dodelijk saaie rapportagesessie in een onmisbare en energieke werkvergadering.
Hoe Topical asynchroon vergaderen mogelijk maakt
Asynchroon vergaderen blijkt dus een effectieve tool te zijn om je vergaderen net een beetje leuker en efficiënter te maken. Topical ondersteunt deze manier van werken, door gebruikers vooraf een gestructureerde agenda rond te laten sturen aan alle deelnemers. Topical laat deelnemers op voorhand hun input geven over de agendapunten en biedt iedereen een centrale plek om alles makkelijk in op en terug te zoeken. Het resultaat? Vergaderingen worden gelijk 30% korter en leuker.
Wil jij nu ook asynchroon vergaderen omarmen? Maak het jezelf makkelijk door Topical te integreren in je meetings.
